Как арендатору выбрать офис?
Каждый бизнесмен в начале своего пути выбирает помещение для работы, а также юридический адрес и перед ним встает вопрос «Как выбрать офис?». В современном мире это такой же товар, какие мы привыкли покупать в супермаркете, на рынке, только в сфере бизнеса.
С чего же начать подбор? В этой статье рассмотрим важные критерии выбора офиса, которые необходимо учесть. Итак, начнем с самых главных.
Этап 1. Определитесь, каким характеристиками он должен обладать.
Здесь важно учесть бюджет, который фирма готова выделить для аренды; территориальное расположение и инфраструктуру; площадь, исходя из того, что на одного сотрудника должно приходиться не меньше 6 кв. м; класс (А, В или С); наличие парковки. Просчитайте количество работников, которые будут занимать рабочее место постоянно, а какие будут заняты разъездной работой — им достаточно выделить временные рабочие места. Решите, нужна ли отделка или хотите выполнить ремонт самостоятельно, ориентируясь на свои желания.
Этап 2. Подбор объекта.
Данный шаг можно осуществить самому или воспользоваться услугами консультантов-профессионалов, которые учтут ваши пожелания и выберут подходящий вариант.
Этап 3. Осмотр выбранного помещения.
Здесь обязательно обратить внимание на следующее:
- Лучше добраться до объекта не на автомобиле, а на общественном транспорте, чтобы удостовериться, что указанное время на дорогу от метро соответствует действительности.
- Изучите, как осуществляется вход в здание. Если ваш бизнес предполагает прием клиентов, то уточните вопрос о том, каким образом они могут к вам попасть: нужен ли заказ пропуска, какие документы у них могут попросить предъявить на ресепшене.
- Если отделка отсутствует, то обязательно узнайте, возможно ли изменить планировку помещения при необходимости. Если же отделка есть, то, во-первых, оцените ее качество, а, во-вторых, спросите, нужен ли будет ремонт или перепланировка.
- Оцените наличие инженерных коммуникаций, противопожарной и вентиляционной систем, их состояние, работу лифтов.
- Поинтересуйтесь организацией выхода в сеть Интернет.
- Выясните, на кого возлагается ответственность за оплату коммунальных услуг — на вас или арендодателя.
- Учитывая специфику деятельности вашей компании, обратите внимание на соответствующие технические возможности помещения.
- Уделите несколько минут на беседу с другими арендаторами, спросите, комфортные ли условия работы зимой — не холодно ли, летом — качество работы системы вентиляции. Может быть, то, что при осмотре упустили, выяснится в разговоре.
Этап 4. Заключение договора аренды.
Если вы нашли офис, который полностью устраивает, оговорены и прописаны сроки аренды, арендные каникулы и ставки, не спешите сразу подписывать договор. Обязательно выясните, не выставлено ли все здание целиком на продажу. Если продается, то в договоре необходимо прописать дополнительные условия, чтобы новый собственник не попросил вдруг освободить помещение или не изменил коммерческие условия в свою пользу.
Обратите внимание! Мы советуем не заключать договор в следующих случаях:
- помещение с обременением;
- если процент индексации ставки составляет 15% в год;
- в случае, когда объект не соответствует назначению;
- если есть информация о скором вероятном банкротстве собственника.
После того как мы сделали все важные шаги, чтобы правильно выбрать офис, стоит быть не менее внимательными на этапе сделки, если фактический и юридический адрес совпадают. Здесь есть подводные камни, которые привыкли замечать только опытные юристы. Внимательно изучите следующие документы и опции.
Укомплектованность пакета документов на юридический адрес
Это основной критерий, на который в первую очередь смотрит налоговый орган, регистрируя компанию, и в случае неправильного оформления бумаг или из-за отсутствия некоторых бизнесмены нередко получают отказ. Чтобы не попасть в такую ситуацию, обратите внимание на перечень документации на интересующий объект:
договор аренды;гарантийное письмо;акт приема-передачи;дополнительное соглашение;свидетельство права собственности.
Дополнительные опции к офису
Обязательно учитывайте следующие опции при подборе площади для своей компании:
- Пролонгация
Данный вопрос важно обсудить с продавцом на стадии покупки, чтобы не возникло «сюрпризов» и не пришлось через 6 или 11 месяцев снова подбирать помещение для аренды. - Прием выездных проверок
В арендуемом офисе в любой момент должны быть готовы к предоставлению сотрудникам налоговой или банка как документы на юрадрес, так и само помещение, которое должно иметь хороший внешний вид, с необходимой мебелью и техникой. - Почтовое обслуживание
Заранее обсудите с владельцем возможность организации почтового обслуживания, оговорив условия: регулярность, вид предоставления корреспонденции для компании. - Отсутствие интересующего адреса в списке массовых, «черном списке»
- Возможность оплаты по безналичному расчету
- Территориальное расположение, принадлежность к той или иной ИФНС, удобство местонахождения.
Кроме того, обращайте внимание на коммуникацию со стороны продавца. Он должен беспрепятственно показать помещение, документы, ответить на интересующие вопросы.
Руководствуясь вышеперечисленными критериями, вы наверняка подберете наиболее подходящий вашим запросам офис и обеспечите фирме возможность спокойной и бесперебойной работы.